Digital Asset Management

Hace veinte años, muchos de nosotros alucinamos al ver una base de datos cuyos registros eran imágenes en vez de aburridos strings de texto. Hoy en día, una base de datos de imágenes es la mínima expresión de un DAM.

Un DAM es hoy en día un recurso casi imprescindible para una editora con cierto volumen de datos. De hecho, teniendo en cuenta la oferta del mercado, es un recurso del que ninguna editora debiera prescindir. El coste oculto que tiene no usar un DAM supera con creces el precio del producto, en menos de un año.

Un DAM nos permite ordenar y tener a mano nuestros activos digitales de producción, estemos en la oficina o en el otro lado del mundo. Nos permite saber qué derechos rigen sobre el uso de un archivo, o en qué obras y ubicaciones ha sido usado.

Un buen DAM nos permitirá presentar esos activos de la forma que nosotros queramos, y, lo que es más importante, archivarlos bajo los criterios que nosotros requiramos. Incorporará un tesauro para el archivo y la búsqueda, y un sistema de consultas flexible.

Un DAM de altos vuelos, además de lo anterior, será capaz de distribuir su carga de trabajo entre varios servidores, de almacenar millones de assets, de buscarlos y presentarlos en fracciones de un segundo, y de gestionar los canales de comunicación de entrada y salida de forma profesional.

Sin duda los mejores DAM son los que han sido implantados y desarrollados en centros de trabajo donde sufren un uso intensivo desde hace décadas. La agencia EFE usa actualmente Infodata, el DAM de Dbyse Systems, que ha sustituido a múltiples sistemas anteriores que convivían en su entorno de trabajo.

Infodata tiene la virtud de reunir todos los requisitos de un excelente DAM, al tiempo que mantiene una política de precios adaptada a todas las necesidades. Puede instalarse y configurarse en todo tipo de empresas, desde un pequeño estudio gráfico hasta una agencia estatal de noticias.

Veamos cómo se reflejan en el día a día de nuestro trabajo los beneficios de un DAM como Infodata.

Organizando el caos

Llegamos a la oficina, dejamos los trastos, vamos a por nuestro café y nuestro cotilleo matinal y damos comienzo a la jornada. Ni nos damos cuenta de lo que hacemos: “las fotos de Paco hay que pasarlas por el Photoshop, que la Nikon da más rojo; revisar lo de Manu, que nunca le mete info a las fotos y luego no sabemos quién sale en ellas; copiar lo de Reuters Sociedad a la carpeta del server; ¿dónde ha metido Sara los gráficos de lo de Mango? No están en “a revisar”, tengo que llamarla luego… Por cierto, esto que me han mandado de la agencia no puedo abrirlo, parece que el mail lo ha estropeado”.

Esto es parte de la normalidad en muchas empresas hoy en día. Y, la verdad, no tiene por qué ser así. El tiempo que se pierde en organización y retoque en muchos casos es prescindible, y al precio que se pagan las horas…

Infodata permite crear N canales de entrada a un repositorio común, y cada canal de entrada puede albergar uno o varios procesos de normalización encadenados, de forma que si las fotos de Paco salen rojizas, sólo tiene que tirarlas en una carpeta llamada “Paco” en la red. Manu no podrá ingresar una sola foto sin meterle la información. Y podemos despreocuparnos de dónde está lo de Sara o de copiar lo de Reuters porque a partir de ahora lo vamos a encontrar siempre en el mismo sitio. Y lo que llega por mail lo vamos a encontrar también ahí.

Infodata es una especie de pulpo cuyas patas son de naturalezas distintas. Hay patas que son cuentas FTP, otras son cuentas de email, y otras son simples carpetas. Todo lo que llegue, desde un satélite hasta una simple carpeta, puede ser tratado y conducido hasta el repositorio central para que quede disponible a los usuarios autorizados.

Por otra parte, esa centralización no sólo va a eliminar tiempos en el ingreso de la información, sino también en su localización y obtención. Ya no es necesaria una gestión de carpetas y permisos, ni disponer de las aplicaciones que nos permitan visualizar el contenido de un archivo. En un solo portal todo el mundo encuentra lo que busca.

Para pensárselo ¿verdad?

Una sola versión de los hechos

Sara llega a la oficina antes que nadie y se va cuando no queda ni el portero. Sabe que no ha entregado los gráficos, pero es que tiene un caos de versiones, y ella misma no encuentra los logos. Hay una carpeta “logos buenos”, y dentro hay algunos logos, que también se encuentran en una subcarpeta “logos ok”. Hay más carpetas con los mismos logos: “logo corporativo bueno”, con varias versiones, incluso una carpeta “logo revisado”. No es la primera vez que Sara se encuentra con este problema. Hay que hablar con tres personas diferentes, que no se atrevieron a borrar los logos obsoletos, y que ya no recuerdan cuál es realmente el bueno.

Sara sueña a menudo con un sistema que no permita este caos, que muestre siempre la última versión del logo, y que sólo si alguien lo decide, pueda rescatar una versión anterior y restaurarla como buena. Sara sueña con Infodata.

El problema de las múltiples versiones proviene de la falta de comunicación y profesionalidad, y es acumulativo, de forma que con el tiempo se generan decenas de archivos por cada archivo “bueno”. Los retrasos que genera este problema son numerosos, forman parte de la cacareada falta de competitividad de nuestras empresas. Y pueden eliminarse con un sistema que se haga cargo de las versiones.

La navaja suiza

Desde que Sara amenazó con dimitir, todo ha cambiado. Vaya, no sólo tenemos fotos, vídeos y sonido todo junto. Además tenemos la información exacta de qué contiene el archivo, antes de descargarlo.

Voy a programar los eventos de hoy para que los fotógrafos vuelquen la info. Shakira canta en el Sant Jordi. Por cierto déjame ver si hemos publicado algo de Shakira en los dos últimos meses… ahora que tenemos las páginas en Infodata no me cuesta nada.

Bueno, voy a pasarle estas fotos a Juan para que las meta en la primera de Música. Le recordaré que las reserve. Antes alguien escogía una foto y otra persona podía elegir la misma foto para la misma publicación. A veces hasta el cierre nadie se daba cuenta. A veces eran los lectores los que se daban cuenta. Menos mal que ahora el sistema nos lo advierte.

Hablando de advertencias, hace tiempo que no me llama González para gritarme algo. Se nota que le llega el material regularmente. Claro, el DAM no se olvida de enviarle los materiales cuando se aprueban. Antes era un martirio, ¡y las veces que no cobrábamos por algún despiste! Si juntamos eso con las demandas por uso indebido de materiales, me parece que el DAM se ha pagado tres veces solito este año.”

A estas alturas, ya nos habremos identificado con algunas de las situaciones descritas, si no con todas. Y aunque pensemos que tenemos solventados todos nuestros problemas y mejor no tocar nada, lo cierto es que de alguna forma resulta envidiable trabajar con un DAM, ¿verdad? Eso es porque lo es, y por ello en ciertos entornos donde el margen de error es casi cero, un DAM se usa todos los días y es una pieza tan imprescindible como un sistema editorial.

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