Fugas…

El lastre que devino invisible

Durante muchos años impartí el soporte de Quark en España. La montaña de papeles en mi mesa, sin embargo, no se debía a esta actividad, sino a las muchas otras que acabé desempeñando, como le pasa a cualquier empleado de toda minúscula empresa que se precie. Y descubrí con los años que ese metro cúbico de papeles era como un contenedor de compost. En la capas altas suele estar todo aquello que quizá vayas a recuperar en breve: un trozo de manzana que no te acabaste, un cacho de pollo para el perro (yo lo echo todo al compost)… Sin embargo, de la mitad para abajo es muy raro que vayas a buscar algo. Sólo una investigación arqueológica justifica una inmersión tan profunda, y suele dar siempre malos resultados. Puede que estos resultados sean malos porque el investigador no sabe interpretar las pruebas… pero eso es irrelevante, puesto que no habrá otro investigador más capacitado que quien depositó las propias pruebas, que es quien mantiene vigilado e inalterable el montón de basura. Y yo, por si acaso, solía escribir mis notas de mi propio puño y letra, ya que soy incapaz de entenderla. Si hubiera redactado esas notas en un Word me habría metido en muchos problemas.mesa

A ver, que me voy por las ramas. Igual que el compost mal gestionado, ese montón de papeles acarrea diversos problemas, pero acabamos por justificar su existencia, ya que “no me toques eso que tengo asuntos urgentes ahí”. Sabemos que conservar los papeles, o los hábitos, nos da seguridad. Y mientras todo funcione, asumimos esa carga extra de trabajo: rebuscar en los papeles cuando no encontramos en el mail lo que andamos buscando, ordenarlos de vez en cuando y apilarlos de nuevo, sacarles el polvo, repartir el montón en segmentos clasificados que poder desordenar más adelante, repriorizarlos y descubrir un dibujo de un corazón y unos versos que escribiste para la recepcionista…

Una empresa es en este aspecto como una persona: generalmente arrastra un margen de desorden e incapacidad, que no es asociable directamente a defectos genéticos (conocidos). Intervienen factores que se interfieren y retroalimentan, y convierten pequeños vicios de funcionamiento en carencias a veces considerables.

A lo largo de veinticinco años trabajando en el sector editorial he visto repetirse ese mismo calamitoso síndrome en casi todas las empresas. Sin embargo, pocos empleados reconocerían dichos errores y vicios como problemas, debido a una ley universal de la naturaleza que me acabo de inventar: “la importancia de un problema disminuye asintóticamente, independientemente del tiempo que se tarda en solucionarlo”. Y añadiría que la gráfica tiende a cero antes de dos años.

Pero eso, lamentablemente, no significa que esos problemas hayan desaparecido o ya no lastren a la empresa que paga los sueldos. Ahí van dos o tres ejemplos:

1. Escoja: latencias o pérdidas

Cuando yo era operador con mi primer Mac, vi decenas de veces cómo la falta de un flujo de trabajo informatizado hizo que se perdiera el trabajo de muchas personas. Si jamás se tuvo eso en cuenta… fue porque la consideración de “personas” generalmente sólo atañe a jefes intermedios y a sus superiores, a efectos prácticos. ¿A quién le preocuparía que un becario (u otro ser parecido) tenga que repetir un trabajo mientras eso no retrase el cierre o cueste más dinero?

En una editorial se generan muchas tareas sobre un mismo capítulo, tema o unidad de trabajo: introducir correcciones, poner fotos, compaginar… Si al distribuir el trabajo no se controlan de forma estricta las versiones y documentos, acaba por realizarse las tareas sobre varias copias de la misma unidad, convirtiendo el trabajo de algunas personas en algo tan valioso como su autoestima.  Aun disponiendo de un control efectivo de versiones y documentos, sin un sistema informático editorial no va a ser posible gestionar con verdadera eficacia el trabajo, ya que el fichero físico (donde se reúne el resultado de todas las tareas) sólo puede ser editado por una persona cada vez.

Seguramente usted ya ha oído hablar de los sistemas editoriales, que hacen esto posible. Pero quizá no sea usted tan experto como para saber que si bien todos hacen posible trabajar en contenido y maqueta por separado, muchos de ellos ignoran las tareas como eje vertebrador del flujo (es decir, su propia forma de trabajar), y no permiten trocear documentos para trabajar en una misma labor en paralelo. La mayoría de los sistemas editoriales para periódicos son tan eficaces en una editorial (que no sea un periódico) como un martillo en una cocina: sirve para revolver los fideos, pero no para probar la sopa. Ni para comérsela.cubermartillo

2. Control, control

La informática trajo la edad oscura a las editoriales. Ya debía de ser difícil ejercer de coordinador en 1980, cuando se anotaban las cosas en agendas y lo más avanzado en la oficina era el Lotus 1-2-3 en un IBM PC. Pero la autoedición es una fuente de ficheros inagotable. Por eso el papel aguanta en las editoriales, como freno, porque sin él (y sin un sistema informático de gestión de producción) la coordinación editorial viene a ser una tarea parecida al control aéreo, pero sin radares. Y en Euskera.

Y en estado de coma.

Si usted no puede pulsar un botón y disponer inmediatamente de un listado de las tareas efectuadas en cualquier unidad de trabajo o en la publicación; si no puede fabricarse sus consultas sobre diferentes aspectos de la producción y ejecutarlas en cualquier momento; si no tiene noticia de cómo está un trabajo hasta que lo pregunta… Usted es como Han Solo en su bloque de carbonita: por mucho que piense en Leia, tardará algún tiempo en hacerle un hijo. Incluso tras salir del bloque.

No hace falta que le diga lo que se pierde, porque ya se estará dando cuenta. Un sistema de producción basado en tareas es a Excel… como Excel es a una calculadora. Sólo la eficacia de Han Solo cortejando a Leia desde la carbonita puede igualarse a la de alguien controlando cientos de libros sin un sistema editorial (o con uno para periódicos).

3. La teoría del caos

El oscilador de van der Pol fue descrito por el ingeniero y físico Balthasar van der Pol mientras trabajaba en Philips, en 1927. Van der Pol encontró oscilaciones estables, que llamó oscilaciones de relajación, conocidas en la actualidad como ciclos límite, en circuitos que usaban válvulas de vacío. Luego, Van der Pol fue contratado como electricista adjunto en Ediciones del Averno y pudo formular su famosa ecuación, al observar cómo la interacción entre dos editores y un maquetista generaba en una semana uno coma dos millones de ficheros en veintisiete elevado a catorce niveles de carpetas. Teniendo en cuenta que era 1927, se necesitaron varias ciudades (así como averiguar qué reforcios sería un fichero) para almacenar toda la información.

Poco antes de su muerte, dos años más tarde (a los diecisiete), Van der Pol pudo legarnos su experiencia en su famoso tratado El fichero bueno ok mejor final. En él se describe cómo funciona con exactitud la taxonomía interna de una editorial que no dispone de un sistema editorial y basa el orden y nomenclatura de carpetas y ficheros en el criterio de los usuarios. Según dejó escrito:

[…]la señorita Eulalia dejó la nueva versión del fichero en el servidor. Como no sabía si lo que había dentro era bueno o malo, y ya había un “maqueta OK”, un “maqueta OK buena” y un “maqueta Ok algo mejor”, se inventó una nueva categoría: “para imprimir”, que supera e invalida a todas las demás, aunque añadida a “buena mejor” significa peor que acabada, pero mejor que en océs. Sin embargo, si le sigue “última” entonces prevalece sobre todas las cosas y seres del universo conocido, así como del tiempo y del espacio”.

superHDYo pude experimentar con sus ecuaciones en las editoriales donde he trabajado. Nunca entendí nada, y era muy frecuente que nadie supiera dónde se hallaba algo, pero solucioné el problema instalando –en un dúplex de 300 metros cuadrados– el primer disco duro de un megabyte que hubo en Europa, y creando mi propia jerarquía de carpetas en él. Creo que mi empresa seguía sacando los libros a tiempo, a pesar de todo. Supongo que el hecho de que las demás todavía usaran un paralex para maquetar… algo ayudó.

En fin, no me extiendo más. Podría poner bastantes ejemplos concretos de despropósitos difícilmente controlables sin la ayuda de un sistema de producción. Ahora deberá usted admitir que si bien he exagerado un pelín, algunas de estas cosas, o todas ellas, están ocurriendo en su empresa, sin que nadie le dé mucha importancia. Es posible que de conocerse el coste real de este lastre invisible, prefiriera mantenerse bajo secreto: el director financiero podría vertse tentado de atacar de raíz el problema, despidiendo al personal sobrante (pero sin adquirir el sistema).

Le dejo un link por si quiere que le lea el porvenir:
qsystems@qsystems.es

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